貸会議室の入室時のトラブルって結構多いのをご存知でしょうか。
いわゆる大手企業などが経営している大きな会議室を除いた、多くの貸会議室が基本は無人対応となっています。これはお客さまに少しでも安くスペースを提供するために人件費をかけないためというのが主な理由です。
では無人運営の場合の入室方法はどんなものがあるでしょうか？
私の知る限りでは以下の５パターンがあります。
１．キーボックスに部屋の鍵を入れておいてドアの入口付近につけておき、キーボックスの暗証番号は別途メールなどで連絡する
２．ビルやマンションの郵便受けに部屋の鍵を入れておいて、暗証番号を別途メールなどで連絡する
３．部屋の扉を暗証番号式に変えてしまう。
４．スマートロックを導入しWi-Fiで解錠する。
５．係員がご利用前に解錠する。
パターン１の場合はキーボックスを見たことがない方も多くいらっしゃいますので「キーボックスの開け方がわからない」という問題と「お客さまが鍵を紛失する、又は間違えて持って帰ってしまうリスク」があります。
そんなこと普通はないだろうと思われるかもしれませんが、周りに聞くところによると時々起きてしまい、次のお客さまが入れないといったこともあるようです。
パターン２の場合も「お客さまが鍵を紛失する、又は間違えて持って帰ってしまうリスク」があります。
パターン３の場合は鍵のやりとりがないので上記のようなリスクはないのですが、そもそも「扉の鍵を暗証番号式に交換することがマンションの管理規約上許されない」ところもあり、「暗証番号式のロックは高価」なのでコストもそれなりに発生します。
パターン４ができれば一番いいのですが現状のスマートロックは安定性に課題があり、たまに動かなくなることがあるので、まだ実用には耐えないと思ってます。私も自宅でスマートロックを導入してますが時々反応しなくなったりするのでお客さまに使って頂く部屋に利用するのは心もとない感じです。
というわけで弊社では、人件費が発生するものの、一番スムーズに入室頂くことができて鍵の紛失リスクのないパターン５を採用しております。
ただしこれにもデメリットがあって利用中にお食事等で外出される際に鍵をかけることができないので貴重品は持っていって頂かないといけません。
なのでスマートロックの安定性が向上すればまた導入を検討したいと思ってます。